Vraag een willekeurige leraar wat naast het lesgeven de meeste tijd kost. Grote kans dat hij ‘vergaderen’ zal noemen. Dat is natuurlijk geen wonder. Teamvergaderingen, bouwvergaderingen, rapporten- en projectvergaderingen, er wordt wat af-vergaderd in onderwijsland. Is dat altijd nodig en is (veel) vergaderen effectief? Of kun je misschien soms beter niet vergaderen?
Onderwijspersoneel ervaart de meeste vergaderingen als saai en enorm belastend. Wat je veel hoort tijdens is dat er soms vergaderd wordt om het vergaderen, het zijn soms oeverloze discussies en vergaderingen duren vaak enorm lang. Je kunt beter vaker en korter vergaderen. En met kort bedoel ik dan een uur en liefst een half uur.
Hoe vergaderen?
Het doel van een vergadering moet duidelijk zijn. Het maakt nogal wat uit waar een vergadering voor is bedoeld. Is het voor informatiedeling? Moet er een opinie gevormd worden of moeten er besluiten worden genomen? Omdat het vaak niet echt duidelijk is waarom er vergaderd gaat worden, duren ze ook zo lang. Het gaat soms al mis bij de aankondiging van een vergadering. Soms weten teamleden niet eens waarom er vergaderd wordt. Alleen dat er iedere week vergaderd wordt en omdat dat nu eenmaal aan het begin van een schooljaar is vastgesteld. Natuurlijk moet er overleg worden gepleegd en worden gecommuniceerd. Maar de vraag is of je dat allemaal tijdens een vergadering moet doen. Vergaderingen zijn nogal eens sociale ontmoetingsmomenten. Daar moet je eigenlijk vanaf. Dat kun je ook tijdens andere momenten plannen. Een vergadering moet leiden tot concreet resultaat en een helder doel hebben.
Vergaderen met iedereen?
Een van de grootste klachten over vergaderen is dat mensen er voor ‘spek en bonen’ bijzitten. Niets is erger dan zonder doel vergaderen. Dan kweek je een sfeer van “vergaderen is vervelend, saai en is verloren tijd”. Daar moeten scholen vanaf. Het vergaderen moet meer resultaatgericht zijn, zakelijker en misschien iets minder gezellig. En nodig alleen diegene uit voor wie het zinvol is dat hij de vergadering bijwoont. Misschien voor een gedeelte van de vergadering. Als de schoolleiding wil insteken op een goede relatie met het team moet dat vooral niet tijdens de vergaderingen. Je moet veel tijd in relatie investeren. Vergaderingen zijn soms nodig en nuttig, maar mogen niet de enige manier van communiceren zijn. Als je mensen echt wilt leren kennen, moet je andere dingen gaan doen. Ga dan iets leuks doen met je team, ga lunchen of wandelen, maar vergaderingen zijn niet geschikt om te “socializen”.
Vergaderstructuur
Koeleman pleit voor een heldere vergaderstructuur. Bedenk voor het nieuwe schooljaar wat je wilt bereiken met vergaderen. Inventariseer welke soorten bijeenkomsten je op school hebt en welke typen vergaderingen je wilt plannen. Zoek naar momenten waarop het handig is om na te denken 
over beleidsvorming of dagelijkse zaken. Het is ook belangrijk dat een agenda ruim van tevoren wordt rondgestuurd. Docenten moeten tijd krijgen om zich voor te bereiden. Als dat nog tijdens de vergadering moet gebeuren, ben je te laat. Daarnaast moet aan het begin van de vergadering voor
iedereen het doel van de vergadering helder zijn. Het is ook goed om je regelmatig met je team af te vragen of dat doel nog helder voor ogen staat. Het is ook handig om een korte toelichting onder de agendapunten te schrijven zodat de anderen alvast kunnen nadenken over het onderwerp en men dat niet nog eens tijdens de vergadering hoeft te doen. En geef een tijdsindicatie, hoelang het agendapunt kan duren. Daarnaast is het belangrijk dat de agendapunten een ‘eigenaar’ hebben. ‘Daarmee bedoel ik niet de directeur of teamleider, maar een van de teamleden. Mensen voelen zich dan verantwoordelijk voor hun agendapunt en zullen zich inspannen om “hun” punt zo goed mogelijk toe te lichten en uit te voeren. En maak ter plekke een actie- en besluitenlijst. Dat stimuleert resultaatgerichtheid. Iedereen kan dan direct na de vergadering zijn eigen acties inplannen en afhandelen.
Vergaderprotocol
Je kunt ook als team eens om tafel gaan zitten en een (korte) vergadering wijden aan ‘vergaderen’. Dat klinkt tegenstrijdig, want ze vergaderen al zoveel, maar een effectievere vergaderstructuur levert tijdwinst. Maak een vergaderprotocol waarop de school duidelijk maakt hoe er vergaderd gaat worden. Stel ook een time-keeper aan. De voorzitter kan zich dan richten op de punten die besproken worden terwijl de tijd door de time-keeper wordt beheerd. Nog één laatste tip. Schaf de rondvraag af of houdt de rondvraag aan het begin van een vergadering. Je ziet vaak dat er stokpaardjes worden bereden of dat de vergadering nog eens dunnetjes wordt overgedaan. Het zijn vaak kleine dingetjes die mensen ook in de wandelgangen even kunnen vragen.
De tekst van deze blog is overgenomen uit een artikel van Anneke Bregman-de Groot, redactielid DRS magazine naar aanleiding van een interview met Paul Koeleman.